Каким документом оформляется расход денежных средств на командировку

При совершении командировочной поездки работник обязан сохранять документы, подтверждающие затраты на проезд и проживание. Одним из важнейших документов является авансовый отчет, который необходимо предоставить в течение трёх дней после завершения поездки.

Авансовый отчет является первичным документом, подтверждающим затраты на командировку. К нему прилагаются квитанции, чеки и другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на проезд, проживание, питание и прочие затраты, связанные с бизнес-поездкой.

1. Как подтвердить расходы на командировку: документы и чеки
2. Как правильно оформить командировочные расходы: алгоритм
3. Где отражаются командировочные расходы: основной счет и корреспондирующие счета
4. Выводы

Как подтвердить расходы на командировку: документы и чеки

Для подтверждения расходов на командировку можно предоставить копии чеков и квитанций, а также другие документы, подтверждающие расходы сотрудника во время поездки.

Если сотрудник пользовался общественным транспортом, то для подтверждения расходов необходимо предоставить билеты, талоны для проезда и кассовые чеки. Если же сотрудник добирался до места командировки на личном или служебном транспорте, то в отчете следует приложить любые документы, подтверждающие этот факт.

Как правильно оформить командировочные расходы: алгоритм

Оформление командировочных расходов требует точного соблюдения алгоритма. Вот основные шаги, которые нужно выполнить:

1. Оформить приказ по форме Т-9 о направлении сотрудника в командировку.
2. Ознакомить сотрудника с приказом и получить его подпись.
3. Рассчитать командировочные и суточные на каждый день пребывания в командировке.
4. Работник должен сохранить все документы, подтверждающие затраты во время командировки.

Где отражаются командировочные расходы: основной счет и корреспондирующие счета

Основной счет, на котором отражаются командировочные расходы, — это счет 71 “Расчёты с подотчётными лицами”. Этот счет корреспондирует с различными счетами списания затрат в зависимости от целей командировки.

Например, если целью командировки было закупление товаров, то затраты списываются со счета 08. Если же целью было участие в конференции или семинаре, то затраты отражаются на счете 20. В бухгалтерском учете расходы отражаются по факту сдачи авансового отчета.

Выводы

Командировочная поездка — частые компаниям деловые поездки своих сотрудников. Чтобы грамотно оформить расходы на командировку, необходимо соблюдать ряд формальностей и требований. Основными документами, которые подтверждают затраты во время командировки, являются авансовый отчет и подтверждающие документы. Все затраты по командировке отражаются на основном счете 71, который корреспондирует с различными счетами списания затрат.

При правильном оформлении расходов на командировку, компания сможет избежать штрафов и потерь, а сотрудник — получить право на возмещение затрат, связанных с бизнес-поездкой.