Какие требования предъявляются к хранилищу архивных документов
Архивохранилище — это место, где хранятся архивные документы и материалы организации. Как правило, под архивом понимаются все документы, которые потеряли свою первоначальную ценность, но могут использоваться в дальнейшем для исследования и анализа. Требования к хранилищу определяются на уровне законодательства и зависят от вида архива.
- Требования к архивному хранилищу
- Правила хранения архивных документов
- Обязательные условия хранения электронных документов
- Правильное хранение бумажных документов
- Устройство архивных стеллажей
- Полезные советы для эффективного хранения архивных документов
- Заключение
Требования к архивному хранилищу
Архивохранилище должно отвечать следующим требованиям:
- Наличие естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей рециркуляцию воздуха;
- Стабильность температурно-влажностного режима;
- Очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
- Соответствовать современным требованиям компактности и экономичности.
Правила хранения архивных документов
Основными правилами хранения архивных документов являются:
- Хранение в темноте;
- Ограниченное или технологически необходимое освещение;
- Защита документов от действия света путем хранения в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Обязательные условия хранения электронных документов
Для хранения электронных документов необходимо соблюдать следующие условия:
- Наличие не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов: один — основной, другой — рабочий.
Правильное хранение бумажных документов
Бумажные носители информации должны храниться при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок — около 15°С, для цветных — 2-5°С.
Устройство архивных стеллажей
Архивные документы хранятся на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Для их устройства и прочности используются специальные профили. Важно соблюдать правильную нумерацию и классификацию коробок с документами для их удобного и быстрого поиска.
Полезные советы для эффективного хранения архивных документов
- Сначала составьте план всех документов, которые необходимо хранить в архиве. Это поможет избежать ошибок при размещении документов на полках.
- Пометьте каждый документ меткой с указанием его номера и даты создания. Это поможет вам быстро найти нужный документ.
- Спланируйте размещение документов с учетом их релевантности. Документы, которые не требуются в ближайшее время, можно поместить на вертикальные или горизонтальные полки высоко под потолком.
- Организуйте хранение документов по категориям, используя цветовую кодировку.
Заключение
Хранение архивных документов — это важный процесс, который помогает сохранить историю организации и предоставляет возможность их дальнейшего использования. Соблюдение правил и требований к хранилищу, а также эффективное хранение документов помогут сохранить документы в целости и сохранности на долгие годы.